Электронный архив

На первый взгляд создание электронного архива предприятия - чуть ли не типовая задача. Цели у всех одни или очень похожие. Все хотят добиться структурированного порядка хранимых документов, быстрого доступа к документам в соответствии со своими правами, накопления базы знаний, обеспечения безопасности хранимой информации, сокращения времени на поиск, получения всевозможных реестров и отчетов по имеющейся в базе информации. Имеющиеся на рынке программные продукты класса PDM позволяют решить эти стандартные задачи на 100%. Но для реальной работы, внедрения системы электронного архива наличие PDM является необходимым условием, но далеко не достаточным.

Основные сложности возникают при попытке использовать функциональные возможности PDM при реализации уже существующих процессов, процедур и действий компании. Если вы решили внедрять электронный архив, от вас неизбежно потребуется корректировка сложившейся технологии работы с документами, а, следовательно, и принятие соответствующих управленческих решений, и проведение дополнительных организационных и административных мероприятий.

Электронный архив – это новая технология работы с информацией и документами. Положительный эффект от внедрения в компании электронного архива зависит в первую очередь от грамотной организации и удобства ввода массовой информации в архив и скорости получения информации из архива. Как раз об этих аспектах компании меньше всего задумываются и часто пренебрегают важнейшей стадией внедрения автоматизированных систем - стадией разработки и утверждения технического проекта ТП. Именно на этой стадии принимаются решения по вопросам:

• необходимых изменений в существующих процессах, процедурах, действиях компании при работе с электронным архивом
• выбора технологии ввода информации (ручного, автоматического – как результат работы в других приложениях или модулях, автоматизированного – с использованием штрих-кодирования)
• определения количества участников, распределения между ними ролей и ответственности
• разработки шаблонов отчетных документов для всех групп заинтересованных лиц
• разработки структуры хранения для каждой группы информации/документов
• перечня и содержания типовых запросов
• определения перечня необходимой атрибутивной информации для каждого информационного объекта, разработки интерфейсов.
• разработки автоматизированных процедур и действий по созданию новых объектов архива, а также управлению и редактированию имеющихся
• определения формата хранения электронных документов, процедур регистрации и хранения бумажных документов и перевода их в электронные
• процедур внесения изменения в документы
• визирования и согласования документов
  

Отсутствие утвержденного ТП приводит к результатам, не соответствующим ожиданиям участников и к необходимости доработки системы на следующих стадиях внедрения, что надолго откладывает момент получение ожидаемого эффекта. 

Вас также может заинтересовать - внедрение систем электронного документооборота.

Мы будем рады предоставить вам дополнительную информацию по тел.: (495) 775-65-85 или по электронной почте
Вы можете задать свои вопросы нашим экспертам на блоге www.sapridea.ru