Документооборот

Документ – это основной информационный ресурс предприятия.

Документы инициируют действия и являются результатом действий, которые в свою очередь являются основанием для новых действий. При этом жизненный цикл документа включает ряд этапов (разработку, согласование, утверждение, использование, хранение и пр.). По текущему состоянию (этапу прохождения) документов можно:

• отслеживать ход выполнения работ;
• устранять текущие проблемы, связанные с соисполнителями, заказчиками, экспертными организациями;
• анализировать и оптимизировать технологию обработки документов;
• и т.д.

Таким образом, документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им, поэтому автоматизация документооборота становится одной из приоритетных задач любого предприятия.

Во многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами зависит эффективность работы предприятия. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятия возникает, когда становится очевидным, что движение документов объективно отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им.

Внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) призвано решить определенный ряд проблем, который в той или иной степени характерен для предприятий с технологией «бумажного документооборота».
Автоматизация документооборота (внедрение СЭД)позволит осуществить:

Внедрение СЭД позволит осуществить:

• формализацию, оптимизацию, автоматизацию бизнес-процессов организации;
• повышение эффективности управления за счет увеличения прозрачности деятельности в организации, контроля исполнения документов;
• исключение отклонения от утвержденного бизнес-процесса по прохождению различных типов документов;
• структурированное хранение и быстрый удобный доступ к информации;
• автоматизированное получение отчетов, аналитической информации для принятия оперативных решений;
• сокращение непроизводительных затрат времени и материальных ресурсов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• существенное сокращение доли бумажных документов (экономия материалов и ресурсов при хранении и\или утилизации).
  

С чего начать? Автоматизацию документооборота стоит начинать с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его создания или получения до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудником, ответственным за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу и прочее). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Как мы видим, СЭД это не только структурированное хранилище файлов и папок. Это строго регламентируемый процесс движения документов или информации в организации, другими словами – электронный документооборот. Причем, под движением документа подразумевается не его физическое перемещение, а передача прав на дальнейшую работу с этим документом в результате совершения того или иного действия пользователем. Все действия пользователей фиксируются в системе, что позволяет на любом этапе работы с документом получить информацию о стадии его выполнения. СЭД – это система, обеспечивающая единый стандарт и технологию по работе с документами, представленными в электронном виде.

Такое понимание СЭД дает нам возможность рассматривать варианты решений для заказчиков в более широком смысле в зависимости от поставленных целей. Электронный документооборот может быть организован для накопления информации, решения задач планирования, управления и контроля или сочетать в себе перечисленные функции в любой комбинации.

Мы будем рады предоставить вам дополнительную информацию по тел.: (495) 775-65-85 или по электронной почте
Вы можете задать свои вопросы нашим экспертам на блоге www.sapridea.ru