Внедрение СЭД

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления проектными данными (СУПД) на предприятии требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы и конкурентоспособность всего предприятия в целом.

Объем работ по внедрению СЭД, СУПД зависит от потребностей и индивидуальных особенностей компании и, как следствие, - возможности использования типовых настроек сответствующих программных продуктов, позволяющих:

• Организовать единый файловый архив, с возможностью разграничения прав.
• Организовать коллективную работу над документом, проектными данными
• Реализовать быстрый поиск нужной информации.
• Распределять ресурсы.
• Контролировать исполнение работы по документу, по проекту.
• Обеспечить сохранность и разграничение прав доступа к документам, проектным данным.
• Получить отчеты, характеризующих текущее состояние результатов работы, статистические данные.
• Контролировать выполнение работы над документом, проектом.

Основные принципы успешного внедрения документооборота

1. Четкая постановка целей внедрения систем электронного документооборота. При этом цель должна быть измеряемой и показывать руководству, принесло ли пользу внедрение СЭД и стоит ли дальше продолжать работать в этом направлении.
2. Заинтересованность и поддержка руководства Заказчика на всех этапах внедрения системы. Стоит понимать, что меньше всего во внедрении системы заинтересованы обычные сотрудники.
3. Тесное сотрудничество Исполнителя с Заказчиком и конечными пользователями. Это сотрудничество способствует лучшей проработке требований к системе (визуальному и функциональному). Если Исполнителем является сторонняя организация, то IT-отдел Заказчика должен принимать активное участие при внедрении СЭД, т.к. впоследствии вся забота о поддержании работоспособности системы ляжет на их плечи.
4. Хорошо формализованные бизнес-процессы на предприятии. Если предприятие не имеет четко формализованных процессов, то необходимо искать Исполнителя, который специализируется на вашем секторе экономики.
5. Мотивирование и обучение сотрудников использованию систем электронного документооборота, УПД.

Основные этапы внедрения документооборота

1. Сбор данных о бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, разработка ТП (технического проекта), его согласование и утверждение Заказчиком.
2. Разработка СЭД, СУПД в соответствии с требованиями ТП (настройка базовых программных продуктов и разработка дополнительных модулей, интеграция с имеющимися в компании системами). 
3. Обучение администраторов систем электронного документооборота, СУПД.
4. Закупка и поставка базовых компонентов СЭД, СУПД.
5. Пуско-наладка СЭД, СУПД и обучение пользователей.
6. Сопровождение внедрения СЭД, СУПД в процессе опытной и промышленной эксплуатации.

Базовые компоненты систем электронного документооборота, СУПД

Базовые компоненты – программная система, служащая платформой для разработки, настройки и эксплуатации СЭД, УПД. Подбор базовых компонентов СЭД, УПД необходимо осуществлять исходя из удовлетворения следующим критериям:

• Наличие базовой функциональности для обеспечения хранения и хождения информации.
• Открытость системы. Наличие API, COM-модели и т.д.
• Доступ к данным через WEB
• Возможность экспорта и импорта данных
• Использование СУБД
• Возможность интеграции с другими приложениями
• Поддержка территориально-распределенной работы
• Обеспечение надежности
• Обеспечение безопасности
• Выполнимость технических требований к системе
• Возможность технической поддержки системы без привлечения сторонних исполнителей
• Регулярность обновлений

В соответствии с вышеизложенными критериями «ИНФАРС-проект» в зависимости от поставленных задач в качестве компонентов отраслевых решений использует программные продукты компании Лоция Софтвэа (Lotsia PDM PLUS, Lotsia WEB) и/или Microsoft (Microsoft Enterprise Project Management, Microsoft Share Point 2010, Microsoft Office System 2007).

На этих платформах разработаны и внедряются Типовые решения: Электронный архив, Документооборот, Управление проектами, Трудоемкость.

Как получить демо-версию программы Lotsia PDM PLUS